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Microsoft Office SharePoint Server (MOSS 2007)
Collaborer efficacement avec d'autres personnes de votre organisation
Créer des sites personnels, où vous pouvez gérer et partager des informations avec d'autres utilisateurs
Rechercher des personnes, une expertise et des données dans des applications métier
Gérer des documents, des enregistrements et du contenu Web
Au cours des dernières années, les entreprises ont accumulé un volume important de contenu non structuré composé de documents, de messages électroniques, de vidéos, de messages instantanés, de pages Web, entre autres. Cette masse de contenu non géré et quasi chaotique est un frein pour les entreprises ; il les empêche de pleinement exploiter ces ressources pour mieux partager des connaissances, améliorer les communications avec les clients et optimiser les processus. La gestion du contenu d'entreprise (ECM, Enterprise Content Management) de Microsoft est un composant clé de l'infrastructure d'une organisation et peut l'aider à relever ces défis.
Reposant sur une plate-forme bien intégrée, cette solution permet à chaque travailleur de l'information de tirer parti de la gestion de contenu grâce à son intégration à des outils conviviaux comme Microsoft Office System. Une solution Microsoft ECM peut aider les entreprises dans divers domaines.
Gérer des contenus variés
Les fonctionnalités de gestion de documents de la solution ECM intégrée de Microsoft permettent aux entreprises de consolider du contenu divers résidant sur des partages de fichiers et des disques durs personnels dans un référentiel géré centralement et divisé en catégories cohérentes. Des fonctions de recherche intégrées peuvent ensuite permettre aux utilisateurs de rechercher et de partager ces informations. Les services informatiques des entreprises peuvent également protéger le contenu sensible de ce référentiel centralisé pour empêcher l'accès de personnes non autorisées.
Les fonctionnalités de collaboration intégrées, comme le flux de travail automatisé, favorisent la collaboration entre personnes et permettent de créer, de réviser et d'approuver des documents de manière plus structurée. La messagerie n'est par conséquent plus l'unique moyen pour ces personnes de partager des documents. En outre, les travailleurs mobiles peuvent travailler hors ligne sur ces documents.
Respecter la conformité et les obligations légales
La solution Microsoft ECM inclut également des fonctionnalités de gestion d'enregistrements intégrées qui permettent aux entreprises de stocker et de protéger les enregistrements commerciaux dans leur état final. Les règles d'expiration appliquées à ces enregistrements garantissent la conservation de ces derniers pour la période appropriée de manière à respecter les règles ou stratégies commerciales en vigueur et à réduire par conséquent les risques d'ordre juridique pour l'entreprise. Des listes de contrôle fournissent la preuve aux auditeurs internes et externes que les enregistrements ont été conservés de la manière appropriée. Des enregistrements particuliers peuvent être protégés juridiquement pour empêcher leur destruction.
Gérer efficacement plusieurs sites Web
Les fonctionnalités de gestion de contenu Web intégrées permettent de publier du contenu Web à l'aide d'outils simples d'emploi et d'un processus d'approbation intégré. Ainsi, le contenu est chargé sur les sites Web au moment opportun sans que cela représente une charge pour le personnel informatique. Les modèles de pages maîtres et de dispositions de page permettent d'appliquer un branding uniforme à toutes les pages. En outre, la structure de déploiement et de gestion étant la même pour l'intranet, l'extranet et les sites Internet, ainsi que pour les sites multilingues, le coût et la complexité de la mise en œuvre s'en trouvent réduits, ce qui est un avantage pour le service informatique d'une entreprise.
Rationaliser les processus professionnels
La solution Microsoft ECM permet aux entreprises de rationaliser les processus professionnels de collaboration pour la création de contenus grâce à des outils et à une plate-forme conçus pour automatiser les tâches de ces processus. Les solutions ayant recours à des formulaires électroniques constituent le mécanisme par lequel les utilisateurs peuvent recueillir et valider les informations destinées à ces processus sur les sites Web, les périphériques mobiles et les programmes de Microsoft Office System. Les formulaires n'ont besoin d'être créés qu'une seule fois et le personnel informatique n'a plus ensuite qu'à utiliser les outils de gestion pour déployer les formulaires sur plusieurs canaux et à en assurer le suivi.
Ces fonctionnalités sont fournies par Microsoft au sein d'une seule infrastructure de productivité intégrée. Elles permettent de réduire considérablement les tâches de gestion du service informatique, car des outils et des méthodologies communs sont utilisés pour la gestion de la solution. Une intégration étroite avec des outils connus, comme les programmes de Microsoft Office System, permet à chaque employé d'utiliser la solution Microsoft ECM. Grâce à cette familiarité d'utilisation, les employés n'ont pas à être formés pour utiliser de nouveaux outils ni à changer leur méthode de travail pour participer à la stratégie de gestion du contenu de l'entreprise.
Les fonctionnalités de flux de travail permettent d'écarter les obstacles à l'adoption par les utilisateurs.
Fonctionnalités de la gestion ECM de Microsoft
La solution ECM de Microsoft fournit des fonctionnalités permettant de gérer le cycle de vie entier d'un contenu non structuré, de sa création à son expiration, sur une plateforme unifiée unique. Ces fonctionnalités incluent la gestion des documents, la gestion des enregistrements, la gestion du contenu Web et des solutions en matière de formulaires.
Gestion des documents
Gagnez du temps et réutiliser facilement les informations. Organisez et classez le contenu au sein d'un référentiel de document centralisé pour fournir une méthode cohérente d'organisation, de classement, de navigation et de recherche rapide des informations.
Protégez les informations confidentielles. Protégez les documents à l'aide de la gestion des droits intégrée qui accompagne les documents où qu'ils aillent. Les droits d'accès des utilisateurs peuvent être spécifiés pour des éléments individuels et les métadonnées peuvent être supprimées des documents avant leur publication finale.
Simplifiez la création des documents collaboratifs. Grâce aux flux de travail de document intégrés, vous pouvez lancer et suivre des processus axés sur des documents, ainsi que collaborer sur de tels processus, directement à partir des programmes bureautiques Microsoft Office System. Les alertes et les informations de tâche importantes peuvent être affichées dans le document, ce qui permet de s'assurer du suivi correct des étapes du flux de travail.
Gestion des enregistrements
Améliorez la conformité. Appliquez des stratégies de rétention d'informations, de protection et d'audit à des enregistrements d'entreprise pour garantir la conservation appropriée de ces enregistrements.
Sécurisez les enregistrements d'entreprise et les enregistrements essentiels. Un référentiel sécurisé garantit que les enregistrements sont verrouillés dans leur état final.
Facilitez la découverte des litiges. Assurez-vous que les informations requises pour la découverte des litiges peuvent être extraites de manière non onéreuse et placées en attente comme le stipulent les conditions de découverte.
Référentiel des enregistrements pour la rétention à long terme.
Gestion de contenu Web
Créez et publiez du contenu rapidement et facilement. Des groupes professionnels peuvent créer et publier du contenu Web en peu de temps, en utilisant des outils de création simples et des flux de travail intégrés, et en impliquant le moins possible les services informatique.
Maintenez une apparence et une convivialité cohérentes sur l'ensemble de vos sites Web. Maintenez la cohérence en fournissant des pages maîtres et des mises en page approuvées qui permettent de spécifier la personnalisation et la navigation du site pour que des auteurs de contenu puissent réutiliser ces informations ultérieurement.
Réduisez les coûts de gestion et de déploiement de vos sites Web. Implémentez une infrastructure multiniveau unique pour publier du contenu sur des sites intranet, extranet et Internet.
Solutions de formulaires
Automatisez les processus de gestion. Automatisez de nombreuses tâches manuelles à l'aide de Windows Workflow Foundation. Créez des flux de travail avec des outils, tels que Microsoft Visual Studio 2005 et Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
Collectez des informations à l'aide de formulaires électroniques. Microsoft Office InfoPath 2007 permet aux entreprises de créer des formulaires électroniques qu'elles peuvent ensuite déployer sur divers canaux, à savoir des sites Web, des périphériques mobiles et des applications clientes enrichies.
Déployez rapidement et gérez des solutions de formulaires. Déployez rapidement des solutions de formulaires parallèlement aux mises à niveau pour réduire au maximum les temps morts. Consultez l'état des formulaires déployés dans une seule vue.
Héberger des formulaires commerciaux XML qui s'intègrent avec des bases de données ou d'autres applications métier
Publier aisément des rapports, des listes et des indicateurs de performance clé (KPI) en créant des liens avec des applications métier telles que SAP, Siebel et Microsoft SQL Server 2005