Le progiciel de gestion intégré

Comment assurer un meilleur pilotage des activités d’une PME et améliorer la productivité ?

Comme de nombreux dirigeants de PME, vous souhaitez développer votre activité, mais, au lieu de cela, vous devez faire face à un afflux incessant de difficultés quotidiennes, à des demandes d’information ponctuelles, et aux avancées continuelles de vos concurrents. Autant de défis à relever. Ils sont difficiles à gérer et vous y consacrez trop de temps. Lorsqu'il faut aller chercher des informations stratégiques sur des systèmes ou dans des sites différents, le délai de réaction n'est pas toujours optimal. Les incidences sur le niveau de satisfaction client peuvent être négatives. De plus, des ventes, une comptabilité et des processus de gestion hétérogènes engendrent inévitablement des goulots d'étranglement et une baisse de productivité. La multiplication des systèmes induit une charge de travail supplémentaire (par exemple, des doublons en termes de saisie), d'où les erreurs et les retards. Pendant ce temps, la concurrence vous talonne et vous avez du mal à trouver et à fidéliser des clients. Pour rester compétitif, vous devez rationaliser vos processus de gestion et trouver des méthodes plus appropriées pour obtenir les informations qui doivent vous permettre de prendre les bonnes décisions. Prenons un exemple : si vous êtes capable de suivre et d'obtenir toutes les informations relatives à vos clients, vous pourrez judicieusement personnaliser vos prestations et, par voie de conséquence, fidéliser des clients dans un créneau rentable. Dans la même optique, il conviendra de gérer correctement vos recettes et vos dépenses. C'est à cette condition que vous pourrez optimiser vos fonds propres pour accroître votre surface financière et votre réactivité face aux opportunités.

C’est là qu’interviennent les Progiciels de Gestion Intégré ou ERP.
L’ERP (Enterprise Ressource Planning) est un ensemble intégré de modules qui fournissent à l’entreprise l’information nécessaire à l’utilisation optimale de ses moyens (finances, ressources humaines, capacités de production, stocks, temps, …). La notion d’intégration de données est au cœur même du concept d’ERP. Elle signifie que les informations gérées par un ERP ne sont introduites qu’une seule fois, sans redondance donc, et qu’elles sont potentiellement disponibles pour l’ensemble des acteurs de l’entreprise, quels que soient leurs rôles (chef de production, contrôleur de gestion, responsable ventes, ...).

Les fonctionnalités d’un ERP vont donc au-delà de celles d’un logiciel administratif de comptabilité, de facturation et de vente. Elles lui permettent notamment d’atteindre les objectifs suivants :

• optimalisation des processus internes,
• efficacité et performance,
• réduction des coûts récurrents,
• centralisation (et pérennité) des informations,
• échange d’informations (interne et externe),
• renforcement de l’image de marque et de la crédibilité,
• Intégration de modules en amont et en aval (SCM, CRM, …)

L’ERP est bien plus qu’une solution technique: c’est un outil fédérateur ayant un rôle stratégique majeur dans l’organisation d’une entreprise. Les motifs les plus fréquents justifiant la décision d’investir à court ou moyen terme dans un tel outil sont des fonctionnalités caractéristiques de ceux-ci:

• un meilleur service auprès des clients,
• la disponibilité plus rapide des informations,
• l’optimisation des prestations générales ,
• l’optimisation des processus-clés et
• la création d’une fonction contrôlée.

On peut également affirmer que, d’une manière générale, tout changement majeur dans l’organisation d’une entreprise, quel qu’en soit le motif, est souvent le moment opportun pour envisager une solution ERP.

Votre entreprise a-t-elle besoin d’un ERP?

Si vous rencontrez l’une des situations décrites ci-après dans votre entreprise, il est probable que la réponse est “oui”:

• votre production est régulièrement freinée par manque de matières premières,
• la demande de vos produits est saisonnière mais votre production ne peut absorber les pics,
• vous ne respectez pas souvent les délais de livraison ou ceux-ci sont jugés trop longs par vos clients,
• vous aimeriez disposer d’un système précis vous permettant de connaître le coût de chaque produit,
• beaucoup trop de feuilles Excel circulent au sein de votre entreprise pour échanger des informations entre les collaborateurs de vos différents départements,
• des données identiques sont souvent encodées plusieurs fois,
• les rapports portant sur des chiffres de base nécessitent beaucoup de temps et de calcul manuels complémentaires,
• vous n’avez pas de vision claire de ce qui se trouve exactement en stock (matières premières et produits finis).

Ces questions mettent en évidence un certain nombre d’indicateurs, financiers et non financiers, traduisant le besoin accru d’informations et la nécessité d’envisager l’implémentation d’un ERP. Il est utile de garder en mémoire ces indicateurs car ils pourront servir de base d’évaluation des objectifs de votre projet ERP et des bénéfices attendus.